In dieser Anleitung lernen Sie in einzelnen Schritten, wie Sie Verteilerlisten für einen Newsletter erstellen, E-Mail-Adressen einfügen und verwalten können.

Schritt 1:

Um das Tool zu nutzen, wechseln Sie im "Workplace" in die Ansicht "Administration".

Schritt 2:
Im nächsten Fenster wählen Sie "Newsletter Verwaltung".

Schritt 3:
Sie sehen nun drei Symbole (Schaltflächen): "Abonnenten Verwaltung", "Mailinglisten Aktionen" und "Newsletter Bearbeitung". Was sich hinter den Schaltflächen befindet, beschreiben wir Ihnen jetzt.

Schritt 3.1:

In der "Abonnenten Verwaltung" sind alle E-Mail-Adressen von Personen gespeichert, die einen Newsletter empfangen möchten. Um eine neue E-Mail-Adresse zu speichern, klicken Sie auf "Abonnenten Verwaltung" und anschließend auf "Neuer Abonnent".

Fügen Sie eine E-Mail-Adresse ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, indem Sie es mit einem Mausklick markieren. Drücken Sie danach auf "OK", sodass die E-Mail-Adresse in der Liste mit aufgeführt wird.

Schritt 3.2:

"Mailinglisten Aktionen" stellt eine Übersicht dar, in der alle erstellten Newsletter nach Verteilern aufgelistet werden können. Sie können einzelne Verteiler für Newsletter erstellen, z. B. einen für alle Firmlinge.

Klicken Sie dafür auf "Mailingliste Aktionen" und "Neue Mailingliste" und benennen Sie die Liste z. B. mit "Firmung". Mit "OK" speichern Sie sie ab. Drücken Sie anschließend die Schaltfläche "Nach oben" , um zur Ansicht der Mailinglisten zu gelangen. Daraufhin sehen Sie Ihre erstellte Mailingliste "Firmung".

Klicken Sie mit der Maus den Namen der Liste an. Daraufhin erscheinen erneut mehrere Schaltflächen: "Abonnenten der Mailingliste zuweisen", "Abonnenten importieren", "Newsletter an Mailingliste senden" und "Mailingliste löschen".

Die Schaltflächen „Abonnenten der Mailingliste zuweisen“ und „Abonnenten importieren“ sind dafür vorhanden, dass die Verteilerlisten mit E-Mail-Adressen gefüllt werden können. Und so funktioniert es:

(1) Für die erste Möglichkeit klickt man die Schalfläche "Abonnenten der Mailingliste zuweisen" an, um der Mailingliste neue E-Mail-Adressen hinzuzufügen, die bereits unter der "Abonnenten Verwaltung" gespeichert sind. Danach öffnet sich folgendes Fenster:

Durch das Anklicken des "Pluszeichens" können Sie verfügbare Abonnenten in die Mailingliste hinzufügen. Ebenfalls können Sie dieses über die Kontrollkästchen aktivieren, indem Sie es mit dem Mausklick markieren.

Ist dieses erfolgt, klicken Sie zwei Mal auf die Schaltfläche "Nach oben" , um wieder zur Ansicht der Mailinglisten zu gelangen. Die hinzugefügte E-Mail-Adresse steht nun unter „Abonnenten in Mailinglisten“.

(2) Die zweite Möglichkeit, Verteilerlisten mit E-Mail-Adressen zu füllen, erfolgt über "Abonnenten importieren":

Klicken Sie mit der Maustaste auf die Schaltfläche "Abonnenten importieren", um eine Person in die Mailingliste aufzunehmen, deren E-Mail-Adresse noch nicht in der "Abonnenten Verwaltung" registriert ist.

Geben Sie daraufhin die gewünschte E-Mail-Adresse ein, die den Newsletter erhalten möchte. Mit "Weiter" und anschließend "OK" speichern Sie die Adressen ab. Die E-Mail-Adressen erscheinen anschließend aufgelistet in Ihrer Übersicht.

Schritt 4:

Falls Sie bereits weitere Mailinglisten erstellt haben, wie z. B. "Messdiener" und "Pfarrgemeinderat", können Sie die E-Mail-Adressen aus den bestehenden Mailinglisten auch zu Ihrer neuen Maillingliste "Firmung" hinzufügen.

Dafür klicken Sie wieder in der Mailingliste auf das Symbol "Abonnenten der Mailingliste zuweisen" und können die bestehenden E-Mail-Adressen, wie unter Punkt (1) mit der Schaltfläche des "Pluszeichens" beschrieben, dem Verteiler "Firmung" hinzufügen.

Ist dieses erfolgt, klicken Sie wieder zwei Mal auf die Schaltfläche "Nach oben" , um wieder zur Ansicht der Mailinglisten zu gelangen, und die hinzugefügte E-Mail-Adresse steht ebenfalls unter Abonnenten.

Schritt 5:

Wenn Sie zum Schluss alle E-Mail-Adressen für den Newsletter eingetragen haben, können Sie ihn mit der Schaltfläche "Newsletter an Mailingliste senden" an die Adressen versenden.

Schritt 6:

Um eine Mailingliste zu löschen, klicken Sie auf die letzte Schaltfläche "Mailingliste löschen" und anschließend noch einmal auf "Löschen".